会议先是由活动主办部门经科办负责人汇报筹备情况。
筹备情况整体进展顺利，能够在一周时间内将各方面都准备得七七八八，而且水准不低，已经超出了预期，秦怀明是基本满意的。
接着，相关领导和部门负责人都发表了意见，针对各个环节，提出了一些问题和要求，承办方表态立即改正或落实。
最后，秦怀明做总结讲话，只听他严肃地说道：“这次签约是龙田区的大事件，市领导、区委书记、区长都参加，规格很高。大家要高度重视，把各项筹备工作想到前面、做到前面，周到、细致、人性化，不能出现任何问题。对此，我再提几个具体的要求：
第一，明天上午要再认真地走一遍流程。重点要抓住两个环节，一个是签约，第二个是酒会上的领导致辞。明天中午12点前，现场所有的物料、道具、设备必须调试到位，然后利用午休时间，再彩排一次，领导怎么上台、何时上台、坐在哪个方位、谁来引导等等要固定下来，主持人要做好控场工作；
第二，所有参与这场活动的人员，无论是街道办的还是第三方，你们都要成立几个组，谁负责哪项工作，分清楚、落实到具体某个人身上。比如，要有接待组，接待组里分工明确，谁来负责接待区领导，谁来负责接待华兴领导，还有谁来负责街道办领导，都要先确定好，确保负责到底、一跟到底。
还有物料组。可以分为两个阶段，一阶段是签约，签约时所需要的物料、道具要有专人负责落实，出现问题就找他，且随时能找得到人。签约后有领导合影环节，顺序站位我看已经排好了，要给区两办确认，届时地贴要贴清楚，以免领导站错位置，党政办要有专人跟这个事，不要出现上台后再临时调整位置的情况；另外，要确保供电顺利，启动装置、播放视频不能出现意外。”
说到这里，秦怀明停顿一下，目光移向会议桌的边角位置，“第二阶段是酒会阶段。秦总，你们公司是这次活动的承办方，酒会这方面你比较有经验，但小心驶得万年船，要再过一遍。我希望不要出现任何问题。比如，有些领导喝酒，有些不喝，有些领导不能吃甜品，有些吃不了凉东西，你们要考虑细一些，准备食材要丰富，当然最重要的是不能出现食品安全问题。
物料这块还有个事，手信要准备好，华强城和村委合作制作的文创产品，还不错，这次可以拿来用。要包装好，到时候每人一份。”